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淺談如何做好收費站文書檔案的整理工作
來源:南皮站 作者:蔡仁花 發布時間:2013-05-13 16:18:07 查看次數:3777

每年的上半年都是收費站辦公室比較忙碌的時期,其中一個重要原因就是要對前一年度的檔案資料進行整理歸檔。要對整整一年的檔案歸檔,聽起來就讓人感覺有點發怵。那么,如何做好收費站文書檔案資料的整理歸檔工作?總結幾年的工作經驗,幾點感觸和大家交流一下,敬請批評指正。

一、檔案的收集要全面

檔案的收集是檔案整理的第一步,檔案資料的齊全與否直接影響著整體檔案的利用價值。因此,這就要求檔案員在收集檔案時一定要面面俱到,對上級來文以及站內發文、會議記錄、年度榮譽錄、人員信息、職工培訓、安全檢查、責任狀等本站產生的檔案資料都要收集齊全。為了防止檔案資料的丟失,最好采取統一收集的形式,可在新一年的年初對所有日常檔案盒內的檔案資料進行清理,同時對各部門的檔案資料進行收集,統一更新替換,確保檔案資料的齊全。

二、檔案的分類要合理

檔案的分類是檔案整理中的關鍵一步,檔案的分類是否合理不但直接關系到檔案保管的便利與否,還直接決定著檔案工作的成效。由于收費站部門設置比較單一,目前比較普遍采用的是年度——問題分類法,即同一年度同一保管期限內將相同問題的文件資料放到一起。這時,有兩點要提起注意:

一是保管期限的分類。保管期限的分類是檔案分類的開始,要嚴格按照本單位檔案資料保管期限標準進行,對于永久和長期保存的文件分類要特別慎重,不確定的文件最好實行“就長不就短”的原則,以防因檔案資料使用時因存放時間過短已被銷毀無法查詢。保管期限的分類標準應形成常態化,逐年對應,以便于查找。

二是同一保管期限下不同類文件的分類與排列。在同一保管期限內,首先應確定責任單位,將同一責任單位的文件放到一起,然后在相同責任單位下將相同類問題的文件放到一起,隨后按照重要程度對不同類的問題進行排列。對于收費站來說,最好將與收費工作相關的問題放在最前方,隨后是安全、行政、人事、黨群、其他等。值得一提的是,所有保管期限下可以都按照此順序進行排列,不但便于分類,還可以大大提高檢索效率,提高檔案的利用率。

三、檔案的整理要規范

確定了檔案的保管期限和分類順序后,就進入檔案的裝訂、打號目錄錄入、掃描和裝盒環節。這個環節相對來說比較簡單,但越是簡單就越容易出錯,因此一定要做到認真、仔細。就拿裝訂文件來說,對頁數較多的檔案應實行三孔一線裝訂法,少于三頁的可直接用固體膠粘到一起。裝訂時一定要注意每份文件的針孔間距、頁邊距要一樣,否則裝訂出來會不太美觀。打號也同樣如此,打號時數字及各刻章要配套使用,大小相同,油墨均勻,從而使所有文件都統一、整潔、規范;錄入目錄時要注意錯別字和錄入項目的完整,掃描文件時要及時修補電子文件的外觀,裝盒時要放入備考表,對可以互見的文件進行標注,以備查詢。

總之,文書檔案的整理是一項非常艱巨而重要的工作,要做好此項工作,還要求檔案人員要具備高度的責任心、單位領導重視檔案工作、建立健全完善的檔案管理制度、加強檔案的日常檢查等,這樣才可以切實提高文書檔案的利用效果,切實發揮檔案的作用,實現檔案的保存價值。

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